Qu’est-ce que le « Onboarding » et pourquoi le mettre en place ?

L’onboarding RH est un prérequis pour faciliter le recrutement et l’accueil de nouveaux employés. Il permet de définir les différentes étapes du parcours d’intégration (administratif, formation, accueil, tutorat). Le but ? Aider les recrues à se familiariser avec leur nouvel environnement de travail et à créer rapidement des liens avec leurs collègues, sans pression. Voyons ensemble comment créer un onboarding efficace.

C’est quoi l’onboarding RH ?

L’onboarding consiste à accueillir les nouvelles recrues d’une entreprise en les accompagnant pas à pas et en leur fournissant toutes les informations nécessaires pour leurs débuts au sein de la société : outils, bibles, contacts utiles, processus de communication, etc. 

Pourquoi “onboarding” ? Tout simplement parce qu’en anglais, le mot onboarding signifie “intégration”, “orientation”. Qu’est-ce qu’un processus d’intégration des nouveaux ? Il s’agit d’un plan que met en place le service des Ressources Humaines, main dans la main avec chaque service concerné par des embauches potentielles. Il comprend les journées de formation aux tâches du poste en amont de la prise de fonction, la journée d’accueil, ainsi que les documents qui seront utiles au nouvel employé à son arrivée pour être autonome rapidement.

En quoi l’onboarding est-il une étape importante ?

Le plan d’intégration permet aux nouvelles recrues de trouver rapidement leurs marques et surtout, de monter rapidement en compétences.

Les principaux atouts de l’onboarding sont :

• Booster la productivité : quand l’onboarding a été bien préparé, le nouvel employé a toutes les clés en main pour la prise de poste. Il peut commencer aussitôt ses tâches, sans devoir interrompre ses collègues pour demander des informations, tout en ayant en tête les objectifs à atteindre.

• Fidélisation du nouvel arrivant : bien accueillir les nouveaux collaborateurs leur permet de se sentir intégré et d’être à l’aise dans la société. Cela réduit les risques de démission. Le nouvel embauché se sent en confiance avec ses collaborateurs et cela renforce la culture d’entreprise et la marque employeur. Saviez-vous que 20 % des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour en raison d’un accueil insatisfaisant (source Easyrecrue) ?

Il permet enfin de systématiser les tâches administratives liées à une nouvelle arrivée. Lorsque le service RH a bien cadré le processus d’intégration du personnel, ces tâches rébarbatives sont plus rapidement traitées, avec moins d’erreur.

Comment faire un onboarding ?

Le service des Ressources Humaines peut prévoir un onboarding en 4 étapes pour l’intégration réussie d’un nouveau collègue et développer le sentiment d’appartenance des employés recrutés ainsi que leur engagement. Qu’est-ce qu’un bon processus d’onboarding ?

1- Mettre en avant les atouts de la marque employeur dès le recrutement. La première étape de l’onboarding s’appelle le pre-boarding. Le but étant de séduire les candidats, et d’appuyer sur les bénéfices à travailler dans l’entreprise. Le pre-boarding comprend également les échanges avec le manager et le service de RH avant l’entrée en fonction, ainsi qu’une ou plusieurs journées de passage de connaissances si la nouvelle recrue vient en remplacement sur un poste existant.

2- Anticiper les arrivées de collaborateurs. Lister toutes les actions qui assureront un bon accueil au nouveau salarié avant la prise de poste avec ses futurs managers et collaborateurs :

• Attribution d’un poste de travail avec tout le nécessaire pour travailler (ordinateur, ligne téléphonique, accès à l’intranet, à la plateforme de gestion de projet, aux modules de formation, etc.).
• Création d’un email personnalisé.
• Préparation des outils de communication : badge, cartes de visites
• Gestion de l’administratif : rédaction du contrat de travail, accès aux logiciels internes, etc.
• Organisation de la première journée avec les collaborateurs proches (définir les premières tâches, fournir les guides d’utilisations, etc.).

3- Être attentif le premier jour : l’important est d’offrir un accueil personnalisé et un cadre de travail rassurant au nouvel employé dès son arrivée. Pour réussir l’intégration, vous pouvez notamment lui attribuer un référent ou un mentor pour les premières semaines. Il fera faire au nouveau collaborateur le tour des locaux, et lui donnera toutes les informations nécessaires à ses débuts dans le service. Un référent qu’il pourra également solliciter par la suite à la moindre question. Un passage au service RH est important pour la signature du contrat, la présentation du règlement intérieur, des documents sur la mutuelle et le CE et l’attribution de tickets restaurant. Prévoir également un entretien d’intégration avec le manager direct pour faire un point sur les attributions de tâches.

4- Prévoir des points réguliers : dans les premiers mois de la prise de poste, veillez à programmer des rendez-vous réguliers avec les nouveaux arrivants afin de valoriser leur intégration et vous assurez que tout se passe bien pour eux avant la fin de la période d’essai. Ces entretiens peuvent être conduits par un manager ou un membre du service de RH. Ce suivi est capital lorsque l’on sait que 20% du turnover survient dans les 45 premiers jours suivant l’embauche (chiffre 360Learning).

En conclusion : qu’est-ce qu’un onboarding RH réussi ?

C’est un onboarding RH qui favorise le recrutement de nouveaux employés et leur intégration dans l’équipe. Ce processus d’accueil permet aux nouveaux employés de se sentir intégrés au sein des équipes et met en avant la collaboration. Le sentiment d’appartenance est capital pour leur offrir un bon départ dans l’entreprise et aura des répercussions positives sur la productivité future de vos collaborateurs.

C’est aussi une excellente façon de transmettre les valeurs de l’entreprise et de transformer vos employés en ambassadeurs de votre marque. Ne négligez pas l’onboarding !

G comme une idée, votre agence de communication à Tours, vous accompagne dans la mise en place d’outils et de supports de communication autour de cette thématique. Par exemple, nous avons déjà réalisé :

• la mise en page de livrets d’accueil ;
• la création de logigrammes représentant le parcours d’intégration du nouveau collaborateur ;
• la création d’un logotype pour identifier la démarche RH de onboarding en interne ;
• etc.